Suivre son temps pour écrire plus

Depuis plus d’un an, j’effectue un suivi de mon temps de travail avec une application (d’abord Clockify, puis mon outil de gestion de projets ClickUp). C’est peut-être étonnant pour une indépendante : on choisit en général ce fonctionnement pour avoir des horaires flexibles et s’organiser comme on veut. Mais pour pouvoir s’organiser correctement, il faut être en mesure de prévoir le temps que va prendre une tâche donnée. Et pour ça, le meilleur moyen, c’est de se chronométrer. Suivre mon temps m’apporte aussi plein d’autres avantages, au premier rang desquels pouvoir me dégager du temps pour écrire plus.

Pourquoi suivre son temps ?

Suivre son temps, ça peut faire penser à la pointeuse et être très fastidieux, mais on apprend plein de choses grâce à ça. Les avantages de suivre son temps sont nombreux :

• avoir un tarif précis lorsqu’on facture à l’heure ;
• savoir si on est rentable lorsqu’on facture au forfait ;
• pouvoir programmer suffisamment de temps pour une tâche ou une mission ;
• savoir s’arrêter quand on a assez travaillé😁 ;
• identifier là où on perd du temps et ses pics de concentration ;
• savoir comment on dépense effectivement son temps (parfois on a des surprises) ;
• savoir combien de temps on met pour une tâche donner (par exemple : écrire un premier jet de roman).

Un des effets plus inattendus est de freiner la procrastination. Comme on sait que le compteur tourne, on est moins tenté de ne rien faire ou d’aller papillonner sur Instagram au lieu de bosser 😊. Si si, moi aussi je le fais ! Quand on est auteur ou autrice et qu’on travaille (en indépendance ou en salariat), c’est bien pratique de traquer son temps pour l’optimiser. C’est ainsi plus facile de trouver des possibilités pour concilier écriture et vie professionnelle.

Utiliser une application de suivi du temps

Pour traquer mon temps sans que ce soit prise de tête, j’ai d’abord utilisé une application sur mon ordinateur : Clockify. Il existe aussi Toggl et Time je crois pour Mac, mais il y en a plein d’autres. L’avantage de Clokify est d’avoir une version en français, qu’elle est relativement personnalisable même avec la version gratuite et assez facile à prendre en main.

Ensuite, j’ai basculé sur le suivi du temps de mon outil de gestion de projet ClickUp, parce que c’était plus simple et que l’intégration entre les deux outils n’étaient pas au top. Cependant, je reconnais que les rapports de temps sur Clockify sont beaucoup plus esthétiques et faciles à prendre en main.

Le principe de fonctionnement

Quelle que soit l’application utilisée, le principe reste le même et il est très simple. À chaque fois qu’on démarre une tâche, on déclenche le compteur et on arrête quand on a fini.

Pour chaque « créneau » on peut :

• décrire ce qu’on a fait (envoyer un mail, rédiger tel article, créer le visuel de telle publication…)
• lui attribuer une étiquette ou un tag
• l’affecter à un projet, un client ou à une activité.

Avec ClickUp, l’avantage c’est que mes projets et autres étiquettes sont déjà définis : je n’ai plus qu’à cliquer sur le bouton de démarrage du chrono. Avec une application externe, la difficulté, au départ, réside dans l’identification des différentes catégories de projets/activités.

Mon conseil : soyez assez large au démarrage, puis affinez en fonction de vos besoins. Par exemple, au début je catégorisais tout ce que je faisais en communication sous l’étiquette « Communication », aujourd’hui j’affine par support (Instagram, blog, etc.).

Le suivi automatique : un plus dans Clockify

Au début, j’ai procédé manuellement en déclenchant le chrono au début et en l’arrêtant à la fin de chaque tâche, mais ça avait l’inconvénient de ne pas prendre en compte les interruptions, les microtâches et autres perturbations. Il y avait aussi les fois où j’avais oublié d’enclencher le chrono ! Heureusement, il y a une fonction qui permet d’ajouter manuellement un créneau de temps (mais il faut estimer à la louche, c’est moins précis).

Par la suite, je suis passée sur la fonction de suivi automatique de Clockify. Je déclenche l’application quand je commence ma journée de travail et je l’arrête quand j’ai fini (au déjeuner ou le soir). L’avantage, c’est que Clockify enregistre touuuute mon activité, y compris quand je papote sur Slack ou sur Instagram.

À la fin de l’enregistrement, je n’ai plus qu’à sélectionner les tâches similaires et à les fusionner pour créer des gros blocs de temps. Ainsi, je sais que j’ai passé 1h sur tel article, 35 mn sur mes publications Instagram et… 15 mn sur Whatsapp 😁. Notez que le suivi automatique n’est possible qu’avec l’application de bureau sur ordinateur (Mac, Windows ou Linux).

Suivre son temps pour améliorer son planning

Suivre son temps, c’est bien beau, mais le but de la chose, c’est quand même d’en tirer des leçons pour s’améliorer.

Connaître son rythme et son utilisation du temps

La première chose, c’est de pouvoir savoir « où passe son temps ». Le suivi m’a permis d’identifier de grandes tendances et confirmer des choix que j’avais fait. Par exemple, aujourd’hui, je suis capable de dire combien d’heures je travaille en moyenne par semaine, par mois ou par an. En devenant indépendante, je m’étais fixée un objectif : ne pas travailler plus que lorsque j’étais salariée (35h/hebdo donc), en intégrant le temps consacré à mes romans et en maintenant mon salaire.

Actuellement :

• je travaille en moyenne 80 à 95h par mois (soit entre 25 et 30h par semaine), temps consacré aux romans compris ;
• le temps facturé aux clients représente à peu près la moitié de mon temps de travail (idéalement il faudrait que je réduise un peu) ;
• la communication me prend environ 20 % du temps (20h par mois) ;
• le temps consacré à l’écriture de mes romans représente environ 15% de mon temps.

Sur ce dernier point, c’est une bonne surprise, car je pensais passer moins de temps que ça sur mes romans. C’est aussi positif dans le sens où l’un de mes objectifs en devenant indépendante consistait à intégrer le temps consacré aux romans dans mon temps de travail.

Voici par exemple la répartition de mon temps sur l’exercice précédent (septembre 2023 à août 2024) :

Tirer des leçons pour améliorer son utilisation du temps

Grâce à ces tableaux et graphiques, je sais aussi où je dois améliorer ma gestion du temps. Par exemple, je dois passer plus de temps sur la stratégie et le développement de mon activité et donc diminuer le ratio des missions clients… sans rogner le CA !

Je peux aussi savoir si je suis rentable sur mes missions facturables : je me suis fixée un taux horaire plancher, en dessous duquel je sais que je ne vais pas rentrer assez de CA pour me rémunérer. Mais il y a des projets pour lesquels je vais être largement au-dessus de mon seuil de rentabilité, donc ça compense.

Je sais aussi combien de temps j’ai réellement passé sur l’écriture d’un roman, un lancement ou un projet particulier. Comme ça, quand je prévois un nouveau roman ou un autre projet du même type, c’est plus facile d’évaluer le temps à y consacrer et d’identifier des blocs de temps dans mon planning.

Personnellement, suivre mon temps m’a changé la vie et la vision de mon activité. Grâce à Clockify et ClickUp, j’ai beaucoup moins l’impression de m’éparpiller et de ne pas voir le bout de mes projets. Vous voulez d’autres conseils pour vous organiser en tant qu’auteur ou autrice ? La newsletter Comm’Un Roman est faite pour vous !

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