Intégrer l’écriture dans son organisation quotidienne

Cela faisait bien longtemps que je n’avais pas fait un billet sur mon organisation quotidienne (le dernier date de 2021). Depuis, mon emploi du temps a un peu évolué, en même temps que mon activité et de mes priorités. C’est d’ailleurs le propre d’une organisation d’être évolutive, flexible et personnelle. Mais comment intégrer l’écriture dans son organisation quotidienne sans travailler 70h par semaine ? Voici comment je m’organise aujourd’hui entre mon activité de rédactrice et de consultante en communication et mes occupations d’autrice.

Mes principales activités

Pour organiser mes différentes occupations, j’utilise les blocs de temps. Cela veut dire que je fonctionne par thématiques et que je regroupe des tâches similaires pour être plus efficace.

Cela ne peut marcher que si on identifie au départ les différentes activités dans une journée, une semaine ou un mois. Pour ma part, il m’a fallu plusieurs mois pour affiner au fur et à mesure. Mes principales occupations se répartissent en plusieurs grandes familles.

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Les missions pour les clients

C’est principalement de la rédaction et de l’optimisation d’articles, mais aussi les accompagnements en communication destinés aux auteurs et autrices. J’y consacre environ la moitié de mon temps de travail, réparti sur les matinées, le moment où je suis le plus productive (on y revient après).

Mes contraintes/envies personnelles

Ça peut paraître curieux de l’intégrer dans les occupations, mais ça permet de leur réserver un créneau à part entière. Pour moi, il s’agit d’aller marcher/randonner trois fois par semaine. Outre le fait d’avoir une activité physique qui pallie la sédentarité du travail sur l’ordinateur, ça me permet de m’aérer les neurones.

Ma créativité se régénère souvent sur ces moments aussi et c’est un phénomène chimique connu. Le fait de marcher envoie des impulsions sanguines au cerveau et ça améliore son fonctionnement.

Avant, j’intégrais une pause déjeuner assez longue puisque mon conjoint déjeunait avec moi à la maison. Comme son nouvel employeur est plus éloigné, je me retrouve souvent seule pour déjeuner, mais j’essaie de conserver une vraie pause (moins longue).

Enfin, j’ai conservé la règle de ne pas travailler le soir après 18h30, sauf exception (ou envie !), de même que le week-end.

L’administratif

J’inclus là-dedans tout ce qui concourt à faire fonctionner mon activité d’indépendante. C’est d’abord la comptabilité et facturation, même si l’appartenance à une coopérative d’entrepreneurs simplifie grandement le processus. Je n’ai pas à m’occuper notamment des déclarations fiscales et sociales.

Je compte aussi dans ce bloc le temps passé à planifier mes tâches et les échanges avec les clients ou le traitement des mails.

Le développement et la gestion de mon activité

C’est ce que les coachs business appellent le « CEO day » (littéralement le jour du chef d’entreprise). On l’oublie souvent, mais l’activité d’un indépendant ne consiste pas seulement à assurer les missions opérationnelles, mais aussi de veiller au développement de son activité.

J’inclus donc dans ce blog la réflexion stratégique, le travail sur de nouvelles offres, l’élaboration des bilans réguliers et la fixation des objectifs, la formation… J’essaie d’y consacrer une demi-journée par semaine.

La communication

C’est le deuxième poste en termes de temps et j’y consacre une journée par semaine (le lundi). Je prépare tous mes contenus :

• les publications sur Instagram et LinkedIn ;
• les épingles sur Pinterest ;
• les newsletters (une d’autrice et une sur la communication), à raison d’un envoi par semaine en alternance ;
• le billet de blog hebdomadaire.

J’essaie aussi de garder un moment pour interagir et commenter sur les réseaux sociaux, mais ce n’est pour l’instant pas très ancré comme rituel !

Les romans

L’un des objectifs de me mettre à mon compte et d’être rédactrice, c’était de pouvoir intégrer l’écriture de mes romans dans l’organisation quotidienne de mon travail. Quand j’étais salariée, je faisais comme beaucoup de personnes et je me consacrais à mes romans uniquement le soir ou les week-ends.

Aujourd’hui, j’ai banalisé un temps quotidien pour travailler sur mes livres, que ce soit l’écriture, l’édition ou la documentation.

Un emploi du temps rythmé en demi-journées

Pour élaborer mon planning, j’ai tenu compte de plusieurs paramètres : mon énergie au cours de la journée, mes contraintes et mes envies. Après, j’ai évalué le temps et j’ai joué au Tétris dans mon agenda !

Tenir compte de soi, de ses envies et de ses contraintes

Même si je ne suis pas vraiment « du matin », je suis plus productive avant le déjeuner. Je n’ai pas vraiment de réveil, mais j’essaie de me lever vers 8h pour être opérationnelle à 9h. Je travaille jusqu’à 12h ou 12h30 avant de prendre une pause déjeuner.

Après le repas, c’est ma phase descendante😴intellectuellement parlant. C’est là que je sors marcher ou je me consacre à des tâches peu gourmandes en énergie (facturation, formation, création de visuels…).

La pause du goûter est sacro-sainte chez moi 🤤 ! J’en profite pour faire quelques pas si je ne suis pas sortie ou… ne rien faire autrement. Bref, je quitte mon ordinateur le temps de la pause.

Après le goûter, c’est le temps consacré aux romans, jusqu’à la fin de ma journée professionnelle, vers 18h30-19h. Je m’arrête généralement lorsque mon conjoint rentre du travail. Intégrer ce temps d’écriture dans mon organisation quotidienne n’est pas allé de soi tout de suite. Aujourd’hui encore, il faut parfois que je me fasse violence pour me dire que, si, si, je travaille lorsque j’écris mes romans.

Evaluer le temps passé

Avant de caser les blocs de temps dans l’agenda, il faut savoir combien de temps on passe pour chacun d’entre eux. Au début, on y va un peu à la louche et on affine avec l’expérience. Depuis un an, j’utilise aussi un tracker de temps (Clockify) qui me permet de savoir combien de temps je passe pour chaque tâche. C’est hyper précieux pour mieux organiser les différents blocs.

Pour ma part, voici comment je répartis mon temps hebdomadaire :

• missions clients : 12 à 15h, en 3 ou 4 journées
• communication : 7h (sur une journée)
• romans : 8h répartis sur 5 jours
• administratif : 1h
• développement et gestion : 2h

Le résultat : un planning personnalisé et flexible

Mon mari ne travaillant pas le lundi, c’est le jour que je consacre à ma communication. Comme ça, je peux m’adapter en fonction des impératifs et imprévus (du style aller ensemble au magasin de bricolage ou faire un tour en bateau🥲).

Le mardi, mercredi et jeudi matin sont consacrés aux missions clients. Jusqu’à présent j’avais aussi le vendredi matin, mais je compte me consacrer à l’élaboration d’une nouvelle offre à partir de novembre. Elle sera destinée aux auteurs et autrices et concernera bien sûr la communication.

Les après-midi de ces jours-là sont occupés par la rando, de 13h à 15h-15h30 environ.

Le vendredi, je travaille donc le matin sur ma nouvelle offre. L’après-midi, j’alterne selon les semaines entre 4 grands types d’activités :

• la semaine 1, travail sur les projets en cours, soit pour l’activité, soit pour les romans, soit pour la communication (c’est là aussi que je m’occupe de mes process ou de faire de la maintenance sur mes outils)
• la semaine 2, je suis une formation ;
• la semaine 3, le créneau sert de soupape pour rattraper un retard ou faire ce que je n’ai pas eu le temps de faire dans le mois ;
• la semaine 4, je fais mes factures, mon bilan mensuel et je planifie le mois suivant (missions clients et contenus).

Vous avez l’impression que je fais des semaines de 70h ? Eh non, pas du tout ! En moyenne, je travaille entre 25 et 30h par semaine, incluant le temps consacré aux romans (je ne compte pas bien entendu la rando et les pauses !).

Voilà pour mon organisation actuelle, j’espère qu’elle pourra vous inspirer la vôtre. Mais n’oubliez pas qu’un emploi du temps doit être d’abord adapté à votre façon de fonctionner et de travailler. Cette organisation fonctionne aussi parce que j’établis mes calendriers de contenus en amont et que j’ai simplifié au maximum certains processus.

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