5 astuces pour avoir une messagerie (presque) vide

Si vous croulez sous les mails et que votre messagerie est régulièrement saturée, ce billet vous servira peut-être… La tendance du Inbox 0 (ou zéro mail) est très en vogue actuellement, mais elle n’est pas qu’une mode. Désencombrer sa messagerie (pro ou perso) est aussi important que de ranger sa maison ou son bureau. Si ma boîte de réception n’est pas complètement vide, j’essaie de n’avoir qu’une quinzaine de messages en cours de traitement dedans. Je vous dévoile quelques astuces que j’applique au quotidien.

Dans ce billet, je fais beaucoup référence à une formation de Matthieu Desroches, simplement baptisée la Méthode Zéro Courriel. J’ai suivi cet atelier très intéressant en mode découverte, car je pratique en fait naturellement l’Inbox 0 depuis pas mal de temps, mais à ma manière. Sa méthode est très complète (et parfois drastique ! 🤯), mais certains élèves ont réussi à vider ainsi plus que 10000 mails pour arriver à 0. Si ça vous intéresse, vous pouvez retrouver cette méthode ici (je touche une petite commission si vous vous inscrivez à la formation via le lien affilié).

Astuce n°1 : Se désabonner des newsletters inutiles

Les boîtes mail sont encombrées bien souvent parce qu’on est abonné à des quantités astronomiques de newsletters. Pour certaines, vous n’avez même jamais demandé à être inscrit (on appelle cela du spam). Entre les newsletters pro et celles qui sont promotionnelles parce que vous avez un compte client, il n’est pas rare de recevoir une vingtaine de mails par jour.

Ma technique, c’est d’abord de faire le tri dans les newsletters reçues. Je conserve l’abonnement à celles que je lis systématiquement. Pour les autres, je me désabonne. Idem pour les mails promotionnels : normalement, s’ils sont RGPD-friendly, vous devez avoir un lien de désabonnement tout en bas du mail. Parfois il est vraiment très petit, il faut bien chercher.

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Il est possible de faire une redirection automatique vers un dossier dédiés à vos newsletters. Ainsi, vous pouvez les lire quand vous avez le temps. Pour cela, il suffit de créer un filtre avec le nom de l’expéditeur : dès que le mail arrive, il est automatiquement dirigé dans le dossier en question et ne reste donc pas dans votre boîte de réception. Personnellement, je préfère classer manuellement les newsletters que je veux conserver : je les ouvre toutes à réception, je les parcours rapidement et si je veux les garder, je classe, sinon je jette.

Astuce n°2 : Créer des dossiers

Ma boîte mail est organisée presque comme mes dossiers sur mon ordinateur. Lorsque je reçois un mail que je veux garder, je le classe dans le dossier adapté, sinon je jette le mail après lecture. Pour le pro, j’ai un dossier Clients, un dossier Formations, un dossier Administratif, un dossier Ecriture… Pour le perso, j’ai un dossier Famille, un Factures, un Vacances…

Le but, c’est de désencombrer la boîte de réception tout en conservant quand même des mails importants ou qui nécessitent un suivi. Le classement thématique permet de retrouver un mail facilement sans avoir à vous souvenir de qui vous l’envoyé et quand.

Astuce n°3 : Traiter ses mails à réception

Matthieu Desroches a un système très au point à ce niveau-là. Je pense qu’il s’inspire de la méthode GTD (Getting Things Done) qui consiste à traiter les documents (ici les mails) dès leur réception. Je ne l’applique pas tout à fait de la même manière que Matthieu Desroches, mais le principe est le même. Concrètement, un mail qui entre dans la boîte de réception a trois destinations possibles :

  • la corbeille (le mail a été lu, vous y avez éventuellement répondu et n’a pas besoin d’être conservé);
  • le dossier de classement en archivage (vous voulez conserver le mail pour mémoire)
  • le dossier « à traiter » (le mail nécessite une réponse plus élaborée ou un suivi particulier ou est en cours).

C’est sur la dernière destination que ma technique diffère de celle de Matthieu : je laisse les mails à traiter ou en cours de traitement dans ma boîte de réception. Comme ça, je les ai toujours sous les yeux, jusqu’à ce que j’ai terminé de m’en occuper. Il faut néanmoins s’astreindre à une chose pour ne pas crouler sous les mails « à traiter » : effectivement les traiter rapidement 😁. Pour ma part, j’essaie de n’avoir dans ma boîte de réception qu’une quinzaine de mails en cours.

Une autre petite astuce connexe, issue de la méthode GTD : si répondre au mail vous prends moins de 2 ou 3 minutes, faites-le en recevant le mail et supprimez-le. L’action est immédiate et vous n’aurez pas besoin d’y revenir plus tard.

Astuce n°4 : Centraliser ses adresses mail

Vous êtes peut-être comme moi et avez plusieurs adresses mail, ne serait-ce qu’une professionnelle et une personnelle. Matthieu Desroches conseille de n’avoir qu’une seule adresse (ou au pire une pro et une perso). Mais rien ne vous empêche d’avoir plusieurs adresses quand même ! Par exemple, j’ai une adresse qui me sert uniquement pour m’inscrire sur les sites commerciaux (justement pour éviter les spams) et une autre « anonyme » (sans mon nom ni mon prénom).

L’idée est en fait de recevoir TOUS les mails sur la même plateforme : de cette façon, vous n’avez pas besoin d’aller consulter vos mails sur Gmail, puis sur Outlook, puis sur votre fournisseur d’accès… L’astuce, c’est d’utiliser les redirections pour que tous les mails soient dirigés vers une adresse unique (ou 2 si vous conservez une pro et une perso). Ainsi, vous n’avez besoin de vous connecter que sur une seule plateforme (ou un seul logiciel) pour lire tous vos mails (et je vous assure que c’est un vrai gain de temps !).

Pour ma part, j’ai deux adresses principales : une perso, sur laquelle je redirige mes adresses « pub », ainsi que mes anciennes adresses perso issues de mon fournisseur d’accès et une pro sur laquelle j’ai aussi redirigé, par exemple, les mails envoyés depuis mon site.

Pour faire une redirection, cela dépend des fournisseurs, mais dans les paramètres il est souvent possible de rediriger vers une autre adresse.

Astuce n°5 : Faire du ménage régulièrement

Le risque d’avoir des dossiers de classements et d’archivage est de « cacher » les milliers de mails ailleurs que dans la boîte de réception. Certes votre inbox sera à 10 ou 0 messages, mais si vous avez 25 dossiers de 500 mails à côté… l’effet sera le même si vous devez retrouver un message.

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Pour éviter ça, je prends un moment, régulièrement, pour faire le ménage :

  • dans les dossiers, je supprime des mails que j’avais conservé mais qui ne sont plus pertinents ;
  • lorsque le mail est une suite de réponses (vous savez, quand il y a « Re:Re:Re »), je ne garde que le dernier message de la conversation (normalement, celui-ci contient tous les échanges précédents) ;
  • je télécharge les pièces jointes que je veux conserver sur l’ordinateur et je supprime le mail correspondant.

Pourquoi épurer sa boîte mail ?

Vous pensez peut-être que ce n’est pas très important si votre messagerie compte 5000 mails ou plus… Mais il y a de bonnes raisons pour avoir une boîte mail (presque vide) :

  • Un mail pèse lourd dans les serveurs de stockage et ça consomme de l’énergie (pour la même raison, pensez à vider la corbeille de votre messagerie de temps en temps, ainsi que les « messages envoyés » (je le fais une fois tous les trois mois environ et je ne supprime que les messages vieux d’au moins un an).
  • Moins de messages à traiter permet aussi d’améliorer la rapidité du logiciel ou de la plateforme.
  • Il est toujours plus difficile de retrouver un message dans une boîte encombrée que dans une bien rangée (c’est comme tout !😁). Cependant, ne soyez pas non plus trop sévère et ne jetez pas tout systématiquement ou trop vite. Personnellement, je préfère classer, quitte à supprimer ensuite.

Vous voulez aller plus loin ?

Je vous conseiller d’aller consulter le webinaire gratuit de Matthieu Desroches qui présente la Méthode Zéro Courriel de Matthieu Desroches. Il s’agit d’un cours en ligne qui vous permettra de découvrir :

  • La 1ere étape pour reprendre le contrôle de sa boite mail ;
  • Le système qu’il utilise pour vider sa boite de réception tous les jours ;
  • Les habitudes clés à développer pour gérer ses mails en moins de 60 min par jour ;
  • Comment gagner du temps avec la gestion des courriels.

J’ai suivi la formation complète et même si j’étais déjà proche de l’inbox 0, j’ai quand même appris beaucoup d’astuces et de techniques utiles !

La gestion de la messagerie demande un peu de temps et d’organisation au début. Ensuite, lorsqu’on a acquis le réflexe de traiter les mails tout de suite, on gagne beaucoup de temps. Et vous, vous faites comment pour gérer votre messagerie ? C’est plutôt inbox 0, bordel organisé ou au secours, ma boîte est saturée (coucou ma fille 😁) ?

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