Tuto : comment je gère mes commandes avec ClickUp

Vous le savez sans doute, je suis une grande fan de ClickUp depuis plus de 6 mois. Plus complète que Trello et moins intimidante que Notion, cette application de gestion de projets est devenue ma meilleure alliée pour m’organiser au quotidien. Grâce à elle, je gère mes commandes clients au jour le jour, mais aussi ma facturation et l’alimentation de mon portfolio. Je vous emmène en visite guidée en mode tuto ClickUp dans mon espace de travail.

Si vous ne connaissez pas du tout ClickUp, je vous conseille d’aller lire d’abord cet article qui explique succinctement son fonctionnement et la manière dont je l’utilise.

Pour résumer, ClickUp fonctionne sur un principe de listes qui sont l’équivalent des tableaux de Trello. Dans chaque liste, on peut créer des statuts et des tâches.

Tuto ClickUp : Mon suivi des commandes

Pour ma part, j’ai créé 3 listes distinctes que j’ai réunies dans mon dossier « Gestion pro ».

La liste Commandes

C’est la base de tout le dossier. Elle comporte 6 statuts, qui suivent l’évolution de la commande :

• Idées : c’est là que je rentre les commandes qui n’ont pas encore d’échéance ou qui ne sont pas encore officiellement commandées.
• À rédiger : les commandes sont validées et programmées.
• Rédigés à envoyer : les textes sont prêts et doivent être envoyés au client pour validation.
• En validation client : les commandes ont été envoyées pour validation, mais je n’ai pas eu de retour. S’il y a des corrections ou des retouches, je laisse les commandes dans ce statut.
• Validés : Youpi, la commande est validée par le client. Elle reste dans ce statut jusqu’à la fin du mois, au moment où je prépare ma facturation.
• Envoyé en facturations : Ce statut correspond aux archives dans ClickUp. Je bascule toutes les commandes validées et à facturer dans ce statut une fois par mois.

J’utilise 2 types de vues (c’est là que ClickUp est génial par rapport à Trello) : une vue en liste avec mes tâches triées en fonction de leur statut et une autre vue en liste avec mes tâches triées par mois. Cette dernière me permet par exemple de savoir combien j’ai rédigé d’articles, combien de mots, combien j’ai facturé et combien de temps j’ai passé sur chaque article (car j’ai un petit chrono intégré). Je n’ai pas besoin de ressaisir mes commandes, c’est juste le filtrage qui est différent.

Les listes Facturation et Portfolio

La liste Facturation comporte 4 statuts : factures à envoyer / envoyées / en retard /factures payées. C’est très basique, mais je n’ai pas besoin de plus puisque j’établis mes factures avec le logiciel de la coopérative.

La liste Portfolio me sert à répertorier toutes les adresses internet des articles que j’ai rédigés pour mes clients. Je les trie par thématique, comme ça, je peux très facilement les retrouver pour envoyer des exemples à un prospect. J’ai 3 statuts : en attente de publication, publié et lien mort.

Tuto ClickUp : processus pour chaque commande

Je vous explique dans ce tuto ClickUp le processus que je suis pour une commande, mais, bien entendu, il y a tout un tas de paramétrage à faire avant dans ClickUp pour que ça fonctionne de manière fluide.

L’enregistrement de la commande

Chaque commande fait l’objet d’une « tâche » (l’équivalent de la carte dans Trello). Grâce aux champs personnalisés, j’ai intégré à cette carte toutes les infos nécessaires à mon travail. Dès que j’ai une commande, je crée une nouvelle tâche dans la liste Commandes RW et je rentre :

• Le libellé de la commande : Je me suis créé un code personnel qui consiste à écrire NOM DU CLIENT > Intitulé de l’article. Comme ça, je peux faire des recherches sur le nom du client facilement.
• Le brief dans le rectangle correspondant à la description.
• L’année et le mois sur lequel je vais facturer l’article (ça me permet de faire mon tri par la suite).
• La date de livraison (deadline), le nombre de mots demandés et le tarif.

Dans la petite icône agenda en haut à droite, je peux programmer le moment où je vais rédiger l’article.

Je n’ai plus qu’à valider et voilà, ma tâche apparait dans la liste de tâches à rédiger 💪.

Ce qui est très pratique, c’est de pouvoir gérer mes commandes et mon planning à partir de la vue Calendrier. En réalité, cette vue regroupe absolument toutes mes tâches, mêmes celles qui ne concernent pas les commandes. J’ai aussi une vue en liste avec les tâches à faire aujourd’hui, demain, etc.

Le suivi de la commande : tuto ClickUp

Au fur et à mesure de l’avancement de ma commande, la tâche passe par les différents statuts de la liste (rédigé à envoyer, en validation client, validé). Elle reste là jusqu’à la fin du mois, au moment où je m’occupe de ma facturation.

Je vérifie chaque tâche portant le statut « validé » (tarif, nombre de mots, mois, client, etc.), puis je bascule le statut en « Envoyé en facturation ». Et là, magiiiiie 🧙‍♂️: grâce à l’automatisation, les tâches sélectionnées sont automatiquement :

• archivées dans la liste Commandes RW (elles n’apparaissent plus, mais sont conservées quand même) ;
• copiées dans la liste Facturation avec le statut « Factures à envoyer »;
• copiées dans la liste Portfolio avec le statut « En attente publication ».

Tout ça en un seul clic (bon allez, 2).

Le processus de facturation

Ensuite, je n’ai plus qu’à traiter mes tâches en facturation dans la liste ad hoc :

• Je commence par créer une tâche « Facture n°xxx/ Client Duchmol / Mars 2021 » ;
• Je transforme toutes les commandes d’un même client en sous-tâches de cette tâche « Facture » (ça va, vous suivez ? 😂);
• Je fais une extraction Excel que j’envoie à la coopérative pour qu’elle fasse la facture.

Lorsque j’ai reçu la facture, je l’envoie au client puis je suis l’avancement du paiement avec les différents statuts.

Le portfolio

Une fois par mois également, je m’occupe du portfolio. Je rappelle que toutes mes commandes validées et payées ont été transférées automatiquement dans la liste Portfolio. Je n’ai plus qu’à affecter à chaque tâche la thématique qui convient et à faire une petite recherche sur Internet pour retrouver le lien de l’article. Quand c’est fait, je bascule le statut en « Publié ». Et c’est tout !

Voilà pour ce petit tour dans mon processus de gestion des commandes avec ClickUp. J’imagine que ça doit paraître un peu abscons lorsqu’on ne maîtrise pas du tout l’application. Cependant, une fois que c’est fait, on peut organiser beaucoup de choses !

Si ça vous intéresse d’aller plus loin, je vous conseille la formation Quotidien Digital (lien affilié) de Lucie Eripret. Elle vous donnera toutes les bases pour maîtriser cet outil fabuleux qu’est ClickUp.

Alors, qu’en pensez-vous ? Je suis curieuse de savoir comment vous vous organisez pour vos commandes. Vous avez une application dédiée ? Quel processus suivez-vous ?