Pourquoi je suis passée de Trello à ClickUp pour m’organiser

L’organisation est quelque chose de très important chez moi. À tel point que, si je ne me disciplinais pas, je pourrais passer plus de temps à organiser des choses qu’à agir. En parallèle de mon bullet journal, j’utilise des outils numériques souvent conçus, à la base, pour de la gestion de projet. Vous connaissez peut-être déjà Trello, que j’ai utilisé pendant quelques semaines, mais, très vite, je suis passée sur ClickUp. Je vous explique dans ce billet pourquoi je suis passée de Trello à ClickUp pour m’organiser.

Au commencement était trello

Qu’est-ce que Trello ?

Trello est une application web de gestion de projet. Elle fonctionne sur la base de cartes, chacune correspondant à une tâche et qu’on organise à loisir dans des tableaux et des listes. Lorsque j’étais salariée, j’utilisais un simple cahier qui me tenait lieu de bullet journal professionnel et qui me servait à noter mes tâches. Je couplais cette to-do list améliorée avec mon agenda sur Google. Mais pour une organisation sur le long terme, ça ne me convenait pas et j’avais envie d’utiliser une solution numérique pour planifier l’écriture de mes romans.

Après quelques recherches, j’ai découvert Trello grâce à Julia du blog Idontthink. L’outil est assez simple à prendre en main, mais j’avais du mal à comprendre comment en faire un outil quotidien. Au bout de quelques semaines, j’ai suivi une formation « Gérer son business avec Trello » (qui n’existe plus). Cela m’a aidé à structurer un peu mes tableaux.

À cette époque, j’avais deux tableaux principaux :

• un tableau « Écriture/blog » sur lequel je gérais l’avancée de mes romans, les articles de blog et mon infolettre ;
• un tableau « Rédaction web » qui me servait à gérer les commandes de mes clients.

Un impératif : la synchronisation avec l’agenda

Ce qui était important pour moi, c’était de pouvoir synchroniser les différents tableaux avec mon agenda. À la différence de certains utilisateurs, je n’ai pas de tableau « agenda » pour m’organiser au quotidien, car je trouvais que c’était redondant avec les tâches des autres tableaux.

Il existe une fonction « calendrier » dans Trello qui permet d’afficher ses tâches en fonction de la date. Mais cette vue est trop sommaire pour moi, car on ne peut pas gérer les blocs de temps heure par heure (j’utilise mon agenda comme un emploi du temps, en gros).

Je voulais donc que mes tâches apparaissent directement sur mon agenda en créant des blocs de temps. Pour cela, je devais pouvoir mettre des dates de début et de fin à mes tâches : comme ça mes créneaux d’écriture et de rédaction étaient directement matérialisés dans l’agenda, comme des rendez-vous.

Les limites de Trello

La synchronisation de Trello avec un agenda en ligne s’est donc vite révélée trop limitée pour mon usage. Comme je voulais que mes tâches se mettent à jour lorsque je les déplaçais depuis mon agenda Google, je devais utiliser un PowerUp, une sorte d’extension à Trello, qui s’appelle Cronofy.

Mais l’usage des PowerUp est limité à un seul par tableau en version gratuite. Or, j’avais au moins deux tableaux à synchroniser et j’envisageais d’en scinder un en plusieurs pour plus d’efficacité. Je me suis donc vite trouvée coincée.

Par ailleurs, être limitée à un seul PowerUp est assez vite énervant, car il y a plein d’extensions sympa qu’on ne peut pas utiliser, notamment pour avoir des vues multiples ou automatiser certaines routines.

ClickUp, une belle alternative à trello

J’ai donc rapidement cherché une alternative à Trello qui puisse m’offrir cette synchronisation avec l’agenda, des vues multiples et des possibilités d’automatisation intégrées. J’ai testé Asana, Monday et quelques autres sans vraiment accrocher et j’ai découvert ClickUp.

Un outil très riche et efficace

J’ai vite apprécié sa fluidité, les vues multiples des tâches (en tableau à la Trello, en liste, en calendrier, en planning de Gantt, en carte mentale…) et bien sûr la synchronisation totale avec mon agenda. D’autres outils sont disponibles (chronomètre, automatisation, récurrence…) en réalité, j’ai été épatée par la somme de choses utilisables avec la version gratuite.

Son seul gros inconvénient est d’être en anglais et d’être un peu moins esthétique que Trello (adieu les jolies photos en fond de tableau !). Mais l’outil est redoutablement efficace une fois qu’on a compris son principe de fonctionnement.

ClickUp : une prise en main assez simple

Un article d’une blogueuse qui utilise aussi cet outil (je crois que c’est Maëlane, mais je ne le retrouve pas sur son blog) m’a permis de débroussailler la bête et j’ai commencé à construire mon organisation. Il m’a fallu quelques jours pour le prendre en main, surtout que certains éléments ont des noms identiques avec des fonctionnement différents :

• les listes de Trello sont des Statuts dans ClickUp,
• les tableaux Trello sont des Listes dans ClickUp,
• ces Listes peuvent être rassemblées dans des Dossiers (qui n’existent pas dans Trello).
• et à la base de tout l’édifice on a toujours les tâches (les Cartes dans Trello).

Une fois qu’on a compris ça, il faut prendre le temps de tester et voir ce qui fonctionne. J’ai découvert il y a peu de temps la formation Quotidien Digital proposée par Lucy*, dans laquelle elle explique en long, en large et en travers comment elle avait organisé son activité avec ClickUp. Je n’ai pas encore terminé la formation, mais j’ai déjà beaucoup optimisé ma propre organisation !

Elle détaille dans chaque module la manière dont elle a créé ses tableaux et reprend la procédure pas à pas. Elle partage aussi ses templates. Mais surtout, elle explique à travers eux la manière dont elle s’organise au quotidien. La débutante en freelance que je suis a appris autant de choses de ce côté-là qu’en technique ClickUp pure.

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Mon organisation actuelle avec ClickUp

Je dis actuelle, car je pense que celle-ci va évoluer au fur et à mesure. C’est d’ailleurs le principal avantage de ClickUp sur Trello : c’est un outil très souple qui s’adapte facilement à son fonctionnement. D’ailleurs, j’ai déjà changé au moins 4 ou 5 fois d’organisation entre mes différents dossiers, listes et espaces.

Si l’organisation est un thème qui vous intéresse, je l’aborde souvent dans mes infolettres Coulisses ! Pour s’inscrire, c’est juste là.

Pour l’instant, j’ai trois dossiers principaux (je ne compte pas le Perso qui est un test… pas concluant !).

• Gestion pro contient les listes dédiées à mon activité de rédactrice web :
  • Commandes RW où chaque article commandé représente une tâche ;
  • Facturation (une fois l’article validé dans la liste Commandes, il bascule automatiquement dans Facturation) ;
  • Portfolio qui rassemble tous les articles rédigés pour des clients (un article payé voit sa tâche basculer automatiquement de Facturation à Portfolio) ;
  • Business et Suivi clients sont des listes moins actives de suivi général.
• Calendrier éditorial me permet de suivre mes publications :
  • des articles et des newsletters dans Blog et infolettre ;
  • sur les Réseaux Sociaux ;
  • à recycler est une liste dans laquelle basculent les articles de blogs une fois publiés afin d’être réutilisés sous d’autres formes (j’ai découvert cette astuce dans la formation Quotidien Digital de Lucy).
• Romans me permet de planifier l’écriture de mes romans 😁 (j’ai choisi de faire une liste par roman).

ClickUp, l’outil idéal ?

J’utilise donc ClickUp depuis la fin de l’été et je dois dire que cet outil me convient parfaitement à cause de ses possibilités infinies de personnalisation. Par rapport à Notion, qui me faisait de l’oeil aussi et que j’ai testé un peu après, je l’ai trouvé plus facile à prendre en main parce qu’il propose déjà une structure pré-établie (Notion est trop « page blanche » pour moi !).

Le plus drôle dans tout ça, c’est que j’utilise beaucoup moins la synchronisation avec l’agenda électronique. En effet, la vue Calendrier de ClickUp me suffit pour organiser mes blocs de temps de manière très efficace. Aujourd’hui, la synchronisation me permet simplement de vérifier qu’une tâche pro n’empiète pas sur un rendez-vous personnel enregistré dans l’agenda.

Voilà ce petit tour d’horizon des raisons pour lesquelles je suis passée de Trello à ClickUp. Si ça vous intéresse, je vous montrerais plus précisément comment je me suis organisée et comment je fonctionne au quotidien. Et vous, quel outil utilisez-vous ? Est-ce qu’il vous satisfait ?